○八幡浜市水道事業文書規程

平成17年3月28日

企業管理規程第3号

(趣旨)

第1条 この規程は、八幡浜市水道事業における文書の取扱い及び文書形式に関し別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において「文書」とは、事業の運営に必要な一切の書類(図表及び図面を含む。)、図書及び印刷物をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、すべて正確、迅速かつ丁寧に取扱い、常に整備して、事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(文書の形式)

第4条 文書、帳簿及び伝票類その他文書の書き方は、左横書きとする。ただし、特に縦書きが必要と認められるものは、この限りでない。

(文書の処理)

第5条 文書又は物品の配付を受けたときは、受付印を押した後、文書件名簿に記載し、次によって適法に処理しなければならない。ただし、軽易な文書は、特別の取扱いをすることができる。

(1) 水道課長は、文書を受領したときは、これを検認し、異例又は重要と認められるものは、管理者の権限を行う市長(以下「管理者」という。)の指示を受けたのち自ら処理するものを除き、処分意見を示して担当係長に配付しなければならない。

(2) 文書の処理は起案用紙を用いて起案し、関係書類を添付して、別に定めるところにより決裁を受けなければならない。ただし、軽易なもの又は処分について定例のあるものは、文書の欄外若しくは余白に処理案を記載することにより、起案用紙によらず処理することができる。

(3) 至急に処理を必要とする文書は、欄外上部又は見易い個所に「急」と朱書し、持ち回りをしなければならない。

(4) 秘密文書は、部課長又は特に指名せられた者が起案し、文書の上部に「秘」と朱書して、封入して受渡しをしなければならない。

(即日処理の原則)

第6条 文書の配付を受けた担当者は、原則として即日処理し、期限のあるものは期限内に速やかに処理しなければならない。

(起案)

第7条 起案は、内容を簡明にして案文のみを記載する。また、起案理由の説明を要するものは冒頭において要点を簡単に記述しなければならない。

2 起案の参考となる事項は、本案の末尾に添付しなければならない。

(文書の記号番号)

第8条 発送文書には、記号及び番号を付さなければならない。

2 前項の発送文書の記号及び番号の記載は、「八水第 号」とする。

3 収受、発送文書の番号は、暦年により一連番号とする。ただし、同一事件については、同一番号を用いる。

(文書の発送)

第9条 発送する文書には、年月日を記入し、管理者名を用いなければならない。ただし、軽易な文書にあっては部課長名又は部課名ですることができる。

(文書の編集)

第10条 完結した文書は、処理年月日の順に編集し、永久及び10年保存を要するものは、巻頭に目次をつけなければならない。

2 保存文書の表紙には、部門、文書名、年度、保存期間及び保存終期を記入しなければならない。

(文書の保存)

第11条 文書は、法令に定めのあるもののほか、完結した日の属する年又は年度の終了した日から3月以内に編集の上、次の区分によって保存しなければならない。

(1) 第1種 永久保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

2 前項の区分は、別表のとおりとし、保存年限は、完結した翌年又は翌年度から起算する。

(文書の廃棄)

第12条 前条第1項各号による保存年限を過ぎた文書は、管理者の決裁を経て廃棄処分する。ただし、なお保存を必要とするものは保存年限の変更を行い保存を継続することができる。

(保存上の注意)

第13条 文書は、散逸しないよう常に整頓し、一定の容器に格納し、特に湿気及び火気に注意して腐蝕損傷しないようにしなければならない。

附 則

この規程は、平成17年3月28日から施行する。

附 則(平成23年3月31日企管規程第3号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

別表

第1種

(1) 条例、規則、規程等その他例規の原議文書

(2) 公表、公布、通達及び指令文書

(3) 予算書、決算書、議会議決書類及び同会議録

(4) 争訟に関する書類

(5) 重要な事業計画及び実施に関する書類

(6) 水道概況史及び市史の資料

(7) 水道施設、機関の設置及び廃止等に関する書類

(8) 重要な統計に関する書類

(9) 職員の任免、給与、賞罰等その他人事に関する重要書類

(10) 財産、公の施設及び起債に関する重要書類

(11) 契約に関する重要書類

(12) 事務引継に関する書類

(13) 前各号に掲げるもののほか、重要書類で永久保存の必要があると認めた書類

第2種

(1) 諸調定に関する書類

(2) 料金、手数料その他公課等に関する書類

(3) 領収証書類

(4) 日計表、伝票、元帳その他経理に関する書類

(5) 現金出納簿

(6) 前各号に掲げるもののほか、第1種につぎ保存を必要とする書類

第3種

(1) 給与に関する書類

(2) 料金、手数料等領収済原符

(3) 道路、河川占用に関する書類

(4) 願及び届書類

(5) 前各号に掲げるもののほか、第1種及び第2種につぎ保存を必要とする書類

第4種

(1) 出勤簿、当直日誌等の類

(2) 一時限りの願、届、通達、照会等で他日の参考とならない書類

(3) 前2号に掲げるもののほか、第1種、第2種及び第3種につぎ保存を必要とする書類

第5種

(1) 新聞、雑誌等の類

(2) 前号に掲げるもののほか、第1種から第4種までによる保存を必要としない書類

八幡浜市水道事業文書規程

平成17年3月28日 企業管理規程第3号

(平成23年4月1日施行)