○八幡浜市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程
令和元年11月1日
規程第2号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第9条)
第3章 教育研修(第10条)
第4章 特定個人情報等の取扱い(第11条―第39条)
第5章 監査の実施(第40条・第41条)
第6章 取扱事務マニュアル(第42条)
第7章 補則(第43条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、八幡浜市の実施機関が取り扱う個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)について、必要な事項を定めることにより、その行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(用語の定義)
第2条 この規程における使用する用語は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び八幡浜市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年条例第20号。以下「条例」という。)において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 総括保護管理者を1人置き、実施機関における特定個人情報等の管理に関する事務を総括する。
2 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
(副総括保護管理者)
第4条 副総括保護管理者を1人置き、総括保護管理者を補佐する。
2 副総括保護管理者は、総務企画部長をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を実施する各部署に保護管理者を1人置き、当該部署における特定個人情報等を適切に管理する任に当たる。
2 保護管理者は、個人番号利用事務等を実施する部署の長又はこれに代わる者をもって充てる。
(保護担当者)
第6条 個人番号利用事務等を実施する各部署に、必要に応じて、保護担当者を置き、その所属する部署の保護管理者を補佐し、当該部署における特定個人情報等の管理に関する事務を担当させることができる。
2 保護担当者は、個人番号利用事務等を実施する部署の保護管理者が指名する者をもって充てる。
(監査責任者)
第7条 監査責任者を1人置き、特定個人情報等の管理に係る状況についての監査を行う。
2 監査責任者は、八幡浜市監査委員条例(平成17年条例第20号)第6条の規定により設置された事務局の長をもって充てる。
(事務取扱担当者の指定等)
第8条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(非常勤職員、臨時的任用職員及び嘱託職員等を含む。)(以下「事務取扱担当者」という。)及び範囲並びにその役割を明確化するため、定期に及び必要に応じ随時に事務取扱担当者一覧(様式第1号)を作成し、及び更新する。
2 総括保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又はその兆候を把握した場合における保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えいその他の番号法違反(以下「情報漏えい等」という。)の事案又はそのおそれのある事案を把握した場合における対応体制並びに関係部署及び関係機関への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合における各部署の任務分担及び責任の明確化
(事務取扱担当者の監督)
第9条 総括保護管理者は、特定個人情報等がこの規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して、必要かつ適切な監督を行う。
第3章 教育研修
(教育研修)
第10条 総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適正な取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、事務取扱担当者のうち特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に規定するサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行う。
3 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関する必要な教育研修を行う。
4 総括保護管理者は、保護管理者(保護担当者を指名した場合にあっては、当該保護担当者を含む。)に対し、その所属する部署における特定個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修を行う。
5 総括保護管理者は、教育研修を行うに当たっては、新規に採用した職員及び人事異動後の事務取扱担当者に対して教育研修への参加の機会を付与し、並びに、教育研修の未受講者に対して受講の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
6 総括保護管理者は、教育研修を行うに当たっては、研修計画(様式第2号)を策定し、当該研修計画に基づき実施する。
第4章 特定個人情報等の取扱い
(職員の責務)
第11条 実施機関の職員(以下「職員」という。)は、番号法の趣旨に則り、関連する法令、条例、八幡浜市情報セキュリティポリシー及びこの規程等の定めに従い、特定個人情報等を適切に取り扱わなければならない。
(利用の制限)
第12条 職員が処理する個人番号利用事務等は、番号法において限定的に定めたものに限る。
(提供の求めの制限)
第13条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、他人の個人番号の提供を求めてはならない。
(収集及び保管の制限)
第14条 職員は、番号法で定める場合を除き、他人の特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。
(特定個人情報ファイル作成の制限)
第15条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(アクセス制限)
第16条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する事務取扱担当者及びその権限の内容を、当該事務取扱担当者が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 アクセス権限を有する事務取扱担当者であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第17条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い、行わなければならない。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体(以下「記録媒体」という。)の外部への送付又は持出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第18条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(記録媒体の管理等)
第19条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下この条において「実施区域」という。)を明確にし、実施区域において事務取扱担当者以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないように留意するほか、記録媒体の盗難又は紛失等を防止するために施錠可能な場所に保管する等の物理的な安全管理措置を行う。
2 事務取扱担当者は、記録媒体を実施区域の外に移動させる場合には、盗難及び紛失等に留意する。
(取扱状況の記録)
第20条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用及び保管等に係る取扱状況について記録する。
(廃棄等)
第21条 総括保護管理者は、記録媒体について、八幡浜市文書規程(平成17年規程第9号)(水道事業にあっては、八幡浜市水道事業文書規程(平成17年企業管理規程第3号)に規定する保存期間を経過した場合には、速やかに、特定個人情報等をできるだけ復元不可能な手段で削除し、又は廃棄する。
2 総括保護管理者は、特定個人情報等又は特定個人情報ファイルを削除し、又は廃棄した場合には、その記録を保存する。
3 前項に規定する削除又は廃棄に係る作業を委託する場合にあっては、受託者が確実に削除し、又は廃棄したことについて、証明書等により確認し、当該証明書等を一定の期間保存しなければならない。
(アクセス制御)
第22条 総括保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下第36条まで同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
2 総括保護管理者は、前項の措置を講じる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(定期に又は必要に応じ随時に行う見直しを含む。)その他の必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の記録等)
第23条 総括保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存しなければならない。
2 総括保護管理者は、前項のアクセス状況の記録を定期に及び必要に応じ随時に分析する。
3 総括保護管理者は、第1項のアクセス状況の記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第24条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、監視機能を設定し、並びに当該設定を定期に及び必要に応じ随時に確認すること等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第25条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システム管理者権限の特権を不正な窃取その他不正な方法により取得をされた際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第26条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第27条 総括保護管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等の必要な措置を講ずる。
(情報システムにおける特定個人情報等の処理)
第28条 事務取扱担当者が一時的に加工等の処理を行うため特定個人情報等の複製等を行う場合は、その対象を必要最小限に限るものとする。
2 前項の規定するところにより処理した複製等が終了した後は、速やかに、不要となった情報を消去しなければならない。
3 保護管理者は、取り扱う特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、前2項に規定する複製等及び消去に係る実施状況を重点的に確認しなければならない。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第29条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリー等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第30条 事務取扱担当者は、取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認及び既存の特定個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第31条 総括保護管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第32条 総括保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について、外部に漏えいすることがないよう、その保管、複製及び廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第33条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、特定個人情報等を取り扱う端末(以下「端末」という。)を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第34条 総括保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定及び執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 事務取扱担当者は、総括保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第35条 事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないように、使用状況に応じて、情報システムからログオフを行う等の必要な措置を講じなければならない。
(入退室の管理)
第36条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を管理する区域を明確にし、当該区域に入室する権限を有する者を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査その他の必要な措置を講ずる。
2 総括保護管理者は、記録媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずる。
(委託する場合における監督等)
第37条 総括保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、次の各号に掲げる措置を講ずる。
(1) 受託者において、番号法に基づき市が果たすべき特定個人情報等に係る安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認すること。
(2) 契約書等において特定個人情報等に係る特記事項を定める等をし、受託者に安全管理措置を遵守させるための必要な契約を締結すること。
(3) 受託者における特定個人情報等の取扱状況を把握すること。
2 総括保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託する場合には、委託する個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で、再委託の可否を判断する。
(事案の報告及び再発防止措置)
第38条 職員は、事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又はその兆候を把握した場合及び情報漏えい等の事案又はそのおそれのある事案を把握した場合には、速やかに、第8条第2項に規定する体制に基づき保護管理者に報告しなければならない。
2 前項の規定による報告を受けた保護管理者は、速やかに、情報漏えい等による被害の拡大防止及び復旧等のために必要な措置を講ずる。
3 第1項の規定による報告を受けた保護管理者は、速やかに、情報漏えい等に係る事案の発生した経緯及び被害状況等を調査し、副総括保護管理者を経由して総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合は、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等を報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、情報漏えい等に係る事案の内容及び影響等に応じて、速やかに、当該事案の内容、経緯及び被害状況等を、実施機関の長及び関係機関に報告する。
5 保護管理者は、情報漏えい等に係る事案の発生した原因を分析し、再発防止の為に必要な措置を講ずる。
(公表等)
第39条 総括保護管理者は、情報漏えい等に係る事案の内容及び影響等に応じて、速やかに、事実関係及び再発防止策等を公表し、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。
第5章 監査の実施
(監査)
第40条 監査責任者は、特定個人情報等の管理に係る状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
2 監査責任者は、監査を行うに当たっては、監査計画(様式第3号)を立案し、総括保護管理者の承認を得る。
(評価及び見直し)
第41条 総括保護管理者は、特定個人情報等の適切な管理について、前条の規定による監査の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第6章 取扱事務マニュアル
(取扱事務マニュアル)
第42条 総括保護管理者は、個人番号利用事務等の範囲等を明確にした上で、個人番号利用事務等の流れを整理した取扱事務マニュアル(様式第4号)を作成し、管理段階ごとに安全管理措置を織り込む。
第7章 補則
(委任)
第43条 この規程に定めるもののほか特定個人情報等の取扱いについて必要な事項は、総括保護管理者が別に定める。
附則
この規程は、令和元年11月1日から施行する。
附則(令和4年12月23日規程第9号)
この規程は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。
